E-Mail-Versand

Dienstleister

Psido verwendet MailerSend für den E-Mail-Versand. Die E-Mails werden über Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet. MailerSend ist zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Details finden Sie in unserer Dienstleisterübersicht.

Absender und Antworten

Absender: E-Mails werden technisch von einer Psido-Adresse versendet. Der angezeigte Absendername wird an Ihre Praxis angepasst.
Antworten (Reply-To): Antwortet eine Patient:in auf eine E-Mail, geht die Antwort direkt an Ihre Praxis-E-Mail-Adresse – nicht an Psido.
Kopie: Sie erhalten bei jedem E-Mail-Versand automatisch eine Kopie in Ihr eigenes Postfach, damit Sie den Versand nachvollziehen können.

E-Mail-Typen

Psido versendet folgende Arten von E-Mails:

E-Mail-Typ	Inhalt	Wann und Wie
Terminerinnerung	Datum, Uhrzeit, Praxisname	Automatisch vor dem Termin, jedoch optional konfigurierbar
Honorarnote / Rechnung	Rechnungsdetails als Anhang (PDF)	Auf Wunsch, verschlüsselt wenn konfiguriert
Mahnung	Zahlungserinnerung als Anhang (PDF)	Auf Wunsch, verschlüsselt wenn konfiguriert
Bericht / Befund	Dokument als Anhang (PDF)	Auf Wunsch, verschlüsselt wenn konfiguriert
Videotelefonie-Link	Link zur Videositzung	Vor einer Videositzung, nicht verschlüsselt
Kalenderänderung	Terminänderung oder -absage	Bei Terminänderungen
Geburtstagsgratulation	Eine konfigurierbare Gratulation zum Geburtstag	Automatisch, wenn so konfiguriert. Optional.

Zustellschutz

Psido setzt SPF und DKIM ein, um sicherzustellen, dass E-Mails authentisch zugestellt werden und nicht als Spam eingestuft werden. Zustellprotokolle beim E-Mail-Dienstleister werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Verschlüsselte Anhänge

Psido bietet die Möglichkeit, E-Mail-Anhänge passwortgeschützt zu versenden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Funktionsweise: Die Datei wird nicht als herkömmlicher E-Mail-Anhang versendet, sondern verbleibt auf den Psido-Servern. Die Patient:in erhält einen Download-Link und muss ein Kennwort eingeben, um die Datei über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung herunterzuladen. Es handelt sich dabei um einen passwortgeschützten Download – nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im kryptografischen Sinn.

sequenceDiagram
    participant T as 👤 Therapeut:in
    participant P as 🖥️ Psido
    participant M as 📧 MailerSend
    participant Pat as 👤 Patient:in

    T->>P: Dokument versenden
(z.B. Befund)
    Note over P: Datei bleibt auf
Psido-Server
🔒 AES-256 verschlüsselt

    P->>M: E-Mail mit Download-Link
(ohne Dateiinhalt)
    Note over P,M: TLS-verschlüsselt

    M->>Pat: E-Mail zugestellt
📩 Enthält nur Link,
keine sensiblen Daten
    Note over M: Zustellprotokoll
nach 7 Tagen gelöscht

    T-->>Pat: Kennwort separat mitteilen
(mündlich, telefonisch, SMS)

    Pat->>P: Link öffnen +
Kennwort eingeben
    Note over Pat,P: HTTPS (TLS 1.2+)

    P->>Pat: Datei zum Download
🔒 verschlüsselt übertragen

Standardverhalten: Anhänge werden automatisch verschlüsselt versendet, sofern bei der Patient:in ein Kennwort hinterlegt ist. Wir empfehlen, verschlüsselte Anhänge für alle sensiblen Dokumente (Befunde, Berichte, Diagnosen) zu aktivieren.

Kennwort: Sie können ein Kennwort pro Patient:in in der Akte hinterlegen oder bei jedem Versand ein neues Kennwort eingeben. Die Patient:in kann das Kennwort beim “Daten erfassen lassen” auch selbst festlegen.

Aufbewahrung: Verschlüsselte Anhänge können bis zu 10 Jahre auf den Psido-Servern gespeichert bleiben, solange Ihr Konto aktiv ist.

Empfehlungen für den sicheren Versand

Kennwort separat übermitteln: Teilen Sie das Kennwort über einen anderen Kanal mit (z.B. mündlich, telefonisch oder per SMS) – nicht in derselben E-Mail.
Funktion aktivieren: Schalten Sie verschlüsselte Anhänge für alle Dokumenttypen ein, die Gesundheitsdaten oder sensible Informationen enthalten.
Starkes Kennwort: Verwenden Sie ein Kennwort, das nicht leicht zu erraten ist. Das Geburtsdatum oder die Sozialversicherungsnummer sind keine starken Kennwörter.

Hinweise zur sicheren Nutzung

E-Mails verlassen nach dem Versand die geschützte Psido-Umgebung. Bitte beachten Sie:

Ihr Postfach: Stellen Sie sicher, dass Ihr berufliches E-Mail-Postfach ausreichend geschützt ist (starkes Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung).
Empfänger-Postfächer: E-Mails an Patient:innen werden in deren Postfach gespeichert. Psido hat darauf keinen Einfluss.
Anhänge: Prüfen Sie vor dem Versand, ob der Inhalt von Anhängen (z.B. Befunde) für den E-Mail-Kanal geeignet ist. Bei besonders sensiblen Dokumenten empfehlen wir die Übergabe über einen sicheren Weg.
Kopien: Bedenken Sie, dass durch die automatische Kopie an Sie zusätzliche Exemplare der E-Mail in Ihrem Postfach gespeichert werden.

Weitere Informationen

Eine detaillierte Aufstellung der E-Mail-Inhalte pro Nachrichtentyp erhalten Sie auf Anfrage über unsere Kontaktseite.

Informationen zum E-Mail-Versand und zur Personalisierung finden Sie in unserer Produktdokumentation.